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Gerente de la Oficina del Ministerio Hispano y Formación de la Fe Hispana
Description

RESUMEN

Este puesto juega un papel crucial en la continua innovación de nuestra Oficina Parroquial del Ministerio Hispano, la Formación en la Fe Hispana y sus programas asociados. El Coordinador asiste al Director del Ministerio Hispano en el diseño activo de nuevas iniciativas, así como en la evaluación y desarrollo de los programas actuales de la parroquia. El Coordinador también asiste en la ejecución de eventos y retiros. Además, esta posición utiliza la creatividad del individuo y sus dones dados por Dios para continuar el desarrollo de procesos administrativos para un flujo de trabajo eficiente en la Oficina de Formación de la Fe.

TIEMPO DE PARTICIPACIÓN

- Tiempo completo; el tiempo en la oficina puede ser flexible alrededor de los horarios ocupados.

- Debe poder trabajar ocasionalmente los domingos por la tarde y algunos fines de semana para eventos especiales.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES

Coordinación Administrativa - Formación de Fe Hispana

- Asistir en la supervisión de los programas regulares de Formación en la Fe para niños, preparación Sacramental y formación de catequistas:

o Asistir al Director en la creación y publicación del calendario anual de los programas de la oficina.

o Hacer un seguimiento de la asistencia semanal de los participantes en estos programas.

  • Dar seguimiento a las familias y a los individuos en preparación sacramental que han faltado más de las ausencias injustificadas asignadas.

o Mantener la información actualizada en las carpetas de los catequistas, para incluir:

  • Calendario de Formación de Fe, listas de clases, información de los estudiantes, programas de ambiente seguro para niños y adultos, procedimientos de emergencia, etc.

o Imprimir o crear materiales necesarios para las clases según lo solicitado por los catequistas y/o Director de Formación de la Fe.

o Coordinar los sustitutos según sea necesario para las diferentes funciones de nuestros programas.

o Organizar y dar seguimiento a la información requerida para aquellos que se preparan para los sacramentos:

  • Confirmación: copia del certificado de bautismo, copia del certificado de primera comunión, nombre del santo patrono de la Confirmación, formulario del padrino, fecha del retiro, carta al Obispo, y no más de tres ausencias injustificadas de las sesiones regulares.
  • Primera Comunión y Reconciliación: copia del certificado de bautismo y no más de tres ausencias injustificadas a las sesiones regulares.
  • Comunicar los requisitos anteriores a las familias y responder a las preguntas sobre su cumplimiento.
  • Preparar los certificados para los que reciben los sacramentos.

-     Extraer y organizar la información necesaria para el registro permanente de sacramentos de la parroquia y comunicar dicha información a la oficina principal.

-     Esto debe hacerse a más tardar un mes después de la finalización de un sacramento.

-     Crear formularios y mantener la base de datos de información utilizando Breeze u otro programa similar.

o Crear formularios de inscripción para los programas de formación en la fe, es decir, formación en la fe para niños, programa de preparación sacramental, Totus Tuus, escuela bíblica de vacaciones, etc.

o Mantener la base de datos Breeze con la información recibida de los formularios, organizando la información regularmente.

o Difundir los formularios de autorización para los voluntarios/participantes de los distintos eventos.

-  Trabajar con el Coordinador de Ambiente Seguro para asegurar que los voluntarios hayan completado el entrenamiento requerido de Ambiente Seguro y la verificación de antecedentes.

-  Esto incluye la actualización de cualquier información pertinente para los programas de ambiente seguro en las carpetas de nuestros catequistas.

Planificación de Eventos y Coordinación de Programas - Formación de Fe Hispana

- Junto con el Director, coordinar y ejecutar los eventos regulares de la Oficina de Formación en la Fe (por ejemplo, Retiros de Confirmación, Retiro de Primera Comunión, Totus Tuus, Orientación de Catequistas,  Aprendizaje de Catequistas, refrigerios para los catequistas, recepciones después de las celebraciones sacramentales, etc.):

o Colaborar con el Director para diseñar eventos innovadores, programas, retiros, oportunidades de catequesis para las familias de la parroquia.

o Asistir al Director en la dirección de reuniones de planificación clave con catequistas y voluntarios.

o Crear listas de acciones con fechas de vencimiento asociadas después de las reuniones de planificación clave.

o Coordinar el reclutamiento de voluntarios para eventos y proyectos comunicándose directamente con el Coordinador de Comunicaciones, así como también con otros ministerios de la parroquia.

o Hacer el seguimiento de los diferentes proveedores externos asociados a los eventos y proyectos.

o Ayudar en la creación de los artículos necesarios para los retiros, eventos y proyectos (etiquetas de nombre, bolsas de regalo, artículos de juego, regalos, etc.).

o Garantizar que toda la información necesaria de los participantes antes de los eventos se entregue y organice.

  • Esto incluye la organización de la carpeta de contactos de emergencia para cualquier evento dentro o fuera del sitio.

o Asistir al Director en la coordinación del día de los voluntarios para los eventos.

o Hacer un seguimiento de los participantes en los eventos y proyectos con encuestas para la planificación futura.

Apoyo al Ministerio Hispano

- Asistir en la planificación y ejecución de eventos para la comunidad hispana, incluyendo:

o Festival Mexicano

o Celebración de la Virgen de Guadalupe

o Posadas

o Cenas de agradecimiento a los voluntarios

o Vía Crucis en vivo

o Eventos litúrgicos especiales

o Retiros y conferencias para adultos

o Bodas

o Bautizos

o Funerales

o Quinceañeras

o Cenas de bienvenida

- Coordinar las operaciones regulares del día a día de la Oficina Hispana de Formación en la Fe y coordinar con la Oficina de Formación en la Fe.

○ Asistir en las consultas e inquietudes respondiendo a las llamadas, correos electrónicos y otras formas de comunicación.

○ Mantener el orden tanto de la oficina como de las instalaciones utilizadas por la Oficina de Formación de la Fe.

■ Realizar periódicamente el inventario de los materiales disponibles en la sala de trabajo y coordinar su reposición.

Varios Tareas

- Traducir documentos de inglés al español

- Crear volantes y trabajar con el Coordinador de Comunicaciones para los medios sociales

- Ayudar a reclutar y coordinar voluntarios, catequistas y ministros litúrgicos en apoyo de todos los ministerios hispanos

CUALIFICACIONES

Para desempeñar este trabajo con éxito, una persona debe ser capaz de realizar cada una de las funciones esenciales de forma satisfactoria. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan realizar las funciones esenciales.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

- Se prefieren dos años de experiencia en administración de oficinas o trabajo parroquial.

- Experiencia en planificación de eventos y proyectos.

- Completar (o estar dispuesto a completar) los protocolos de Ambiente Seguro de la Diócesis de Nashville.

HABILIDADES Y CUALIDADES ADICIONALES

- Católico romano practicante en la actualidad.

- Deseo de crecer en su relación personal con Cristo y su Iglesia.

- Deseo de evangelización y de salvación de las almas.

- Mostrar un alto grado de caridad cristiana en todas las formas de comunicación.

- Auto-motivado y trabaja bien de forma independiente.

- Fluidez y agilidad con diversas tecnologías.

- Dominio de las aplicaciones de Microsoft, especialmente Word, Excel y Outlook.

- Gran atención al detalle.

- Excelente capacidad de organización.

- Capacidad para mantener la confidencialidad.

- Excelente gestión del tiempo y habilidades de comunicación.

- Puede trabajar bien con materiales artesanales y "prácticos".

- Capacidad para cumplir con los plazos.

- Bilingüe inglés/español verbal y escrito

EXIGENCIAS FÍSICAS

Las exigencias físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales del trabajo. Se pueden realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan realizar las funciones esenciales. Ocasionalmente, el puesto requiere que se conduzca para llevar a los miembros de la juventud a actividades fuera de las instalaciones. Ocasionalmente puede ser necesario levantar algunos suministros o equipos, sin exceder las 75 libras.

Además, mientras realiza las tareas de este trabajo, el empleado debe estar de pie, caminar, sentarse, usar las manos para tocar objetos con herramientas o controles, alcanzar con las manos y los brazos, hablar y oír. Se requieren habilidades específicas de visión son la visión de cerca, la visión del color, la visión periférica, la percepción de la profundidad y la capacidad de ajustar el enfoque.

ENTORNO DE TRABAJO

Las características del entorno de trabajo que se describen aquí son representativas de las que un empleado encuentra mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Mientras realiza las funciones de este trabajo, el empleado está expuesto a niveles moderados de ruido en este entorno.

He leído y entiendo la descripción del trabajo anterior.

Job Location
Hendersonville
Date posted
December 1, 2022

Para aplicar, contacte a Laura Sardagna en Lauras@ololcconline.com o 949-293-4956.

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Position: Gerente de la Oficina del Ministerio Hispano y Formación de la Fe Hispana

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